Was brauche ich zum Loslegen?

Ein Konto und einen Kanal, meist Telegram. Einen eigenen Modellzugang kannst du hinterlegen, dann zahlst du die Nutzung direkt bei deinem Anbieter und wir schlagen nichts auf.

Was ist in den 99 € enthalten?

Der Agent auf einer eigenen Maschine, alle Kanäle, das Gedächtnis, die Routinen, die Anbindungen, die Freigabe-Oberfläche und das Protokoll. Das ganze Produkt.

Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Nein. Monatlich kündbar, das Abonnement endet zum Ende des bezahlten Zeitraums.

Wo liegen meine Daten?

Auf einer Maschine in Deutschland, die nur dir zugeordnet ist. Zugangsdaten liegen verschlüsselt und kommen nur beim Start in deine Umgebung.

Kann jemand von euch mein Postfach lesen?

Wir betreiben die Technik, wir lesen deine Inhalte nicht. Jede verändernde Aktion steht in einem Protokoll, das du einsehen kannst.

Verschickt der Agent etwas ohne mich?

Nein. Lesen und Vorbereiten läuft durchgehend, alles Ausgehende wartet auf deine Freigabe. Du kannst einzelne Abläufe später freischalten, wenn du ihnen vertraust.

In welchen Programmen arbeitet er?

Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, Lexoffice, sevDesk, Personio, Shopware und über tausend weitere. Hat ein Programm keine Schnittstelle, bedient er es im eigenen Browser.

Was passiert nach der Kündigung?

Du hast 30 Tage Zeit, deine Inhalte zu exportieren. Danach löschen wir Maschine und Speicher.

Ist das etwas anderes als ChatGPT?

Ja. ChatGPT antwortet, wenn du fragst. Ein Kollege hat Zugriff auf deine Programme, ein Gedächtnis und eine Uhrzeit, zu der er morgens von allein anfängt.

Was kostet ein KI-Mitarbeiter? Preise 2026, ehrlich gerechnet.

Abo, Modellkosten, versteckte Posten, und die Rechnung gegen eine Bürokraft in Teilzeit. Mit echten Zahlen statt „ab 0 €“.

Kosten · 21. September 2026 · Lesezeit 5 Min.

Die kurze Antwort

Ein KI-Mitarbeiter, der in deinen Programmen arbeitet, ein Gedächtnis hat und von selbst anfängt, kostet bei machmal 99 € im Monat, jederzeit kündbar, sieben Tage kostenlos. Dazu kommen, je nach Nutzung, die Modellkosten beim KI-Anbieter, typischerweise 5 bis 30 € im Monat, die du direkt dort bezahlst, ohne Aufschlag. Alles Weitere in diesem Artikel ist die lange Antwort, weil „99 €“ ohne Kontext nichts sagt.

Was im Preis drin ist und was nicht

Bei den 99 € ist das ganze Produkt drin: der Mitarbeiter auf einer eigenen Maschine in Deutschland, alle Kanäle (Telegram, Teams, Slack, E-Mail), das Gedächtnis, die Routinen, die Anbindungen an über tausend Programme, der Browser in der Cloud, die Freigabe-Oberfläche und das Protokoll. Keine Staffelung nach Nutzern, keine Zusatzmodule, keine Einrichtungsgebühr.

Nicht drin ist das Sprachmodell selbst. Und das ist mit Absicht so.

Modellkosten: Warum der eigene Zugang günstiger ist

Ein KI-Mitarbeiter denkt mit einem Sprachmodell von OpenAI, Anthropic oder Google. Die Anbieter rechnen nach Verbrauch ab. Viele KI-Produkte packen diesen Verbrauch in ihren Preis und schlagen ordentlich drauf, oder sie begrenzen die Nutzung („500 Nachrichten im Monat“). Bei machmal hinterlegst du deinen eigenen Zugang und zahlst den Verbrauch direkt beim Anbieter, zu dessen Listenpreis.

Was das in der Praxis heißt: Ein Betrieb, bei dem der Mitarbeiter täglich 30 Mails liest, zehn Entwürfe schreibt und morgens einen Bericht baut, verbraucht je nach Modell 5 bis 30 € im Monat. Bei starker Nutzung mit vielen Dokumenten kann es 50 € werden. Wer sowieso ein ChatGPT- oder Claude-Abo hat, kann das teils direkt nutzen. Du siehst den Verbrauch in der Übersicht, jeden Tag.

Rechenbeispiel: 99 € Abo plus 15 € Modellverbrauch = 114 € im Monat für einen Mitarbeiter, der sieben Tage die Woche um 7 Uhr anfängt.

Die versteckten Kosten der Alternativen

Lösung	Sichtbare Kosten	Was dazukommt
Chatbot-Abo (ChatGPT, Copilot)	20 bis 30 € je Nutzer	Deine Zeit: Jede Aufgabe beginnt mit Tippen und endet mit Kopieren. Kein Zugriff auf Programme.
Automatisierungs-Tool (Zapier, Make, n8n)	20 bis 100 € im Monat	Bauzeit von 10 bis 40 Stunden, Pflege bei jeder Programmänderung, oder ein Freelancer ab 80 € die Stunde.
Selbst hosten (Open-Source-Agent)	Server ab 10 €	Einrichtung, Updates, Sicherheit, Ausfälle. Realistisch 5 bis 10 Stunden im Monat von jemandem, der das kann.
Bürokraft in Teilzeit	ab 1.200 € brutto	Arbeitgeberanteil, Urlaub, Krankheit, Einarbeitung, arbeitet nicht um 22 Uhr und nicht am Sonntag.
KI-Mitarbeiter (machmal)	99 € plus 5 bis 30 € Modell	Ein Nachmittag Einrichtung, zehn Minuten Freigaben am Tag.

Die vollständige Gegenüberstellung mit allen Punkten steht auf der Seite Vergleiche.

Ab wann sich ein KI-Mitarbeiter lohnt

Die Rechnung ist einfacher, als sie klingt. Drei Fragen:

Wie viele Stunden pro Woche gehen für Postfach, Antworten, Angebote, Nachfassen drauf? Bei den meisten Betrieben zwischen 5 und 15. Bei 8 Stunden und einem Stundensatz von 60 € sind das 480 € die Woche, rund 2.000 € im Monat, die im Büro statt beim Kunden verbracht werden.
Wie viele Angebote gehen verloren, weil keiner nachgefasst hat? Ein einziges Angebot im Monat, das durch Nachfassen durchgeht, deckt bei den meisten Betrieben das Jahr.
Wie viele Anfragen gehen an den Wettbewerber, weil die Antwort zwei Tage gedauert hat? Diese Zahl kennt niemand genau, und genau deshalb ist sie meist die größte.

Auf den Seiten für Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen steht jeweils ein Rechner, in den du deine eigenen Werte einträgst.

Einrichten lassen: Was das Premium-Paket kostet

Wer nicht selbst einrichten will, bucht ein Erstgespräch. Wir gehen die Abläufe durch, rechnen mit echten Zahlen, verbinden Postfach, Kalender und Buchhaltung und bringen die ersten beiden Rollen zum Laufen. Zwei Mitarbeiter in 30 Tagen live, sonst kostenlos. Danach feste Betreuung im Monatspaket, Preis nach Umfang, im Gespräch genannt, nicht auf einer Preisliste versteckt.

Was passiert, wenn du kündigst

Monatlich kündbar, das Abo endet zum Ende des bezahlten Zeitraums. Danach hast du 30 Tage, um deine Inhalte zu exportieren. Dann werden Maschine und Speicher gelöscht. Keine Mindestlaufzeit, keine Kündigungsfrist von drei Monaten, kein Rückholangebot per Telefon.

Häufige Fragen zu den Kosten

Was kostet ein KI-Mitarbeiter im Monat?

Bei machmal 99 € im Monat plus den Modellverbrauch beim KI-Anbieter, typischerweise 5 bis 30 €. Jederzeit kündbar, sieben Tage kostenlos testen.

Gibt es eine Einrichtungsgebühr?

Nein. Selbst einrichten ist im Preis drin und dauert einen Nachmittag. Einrichten lassen ist ein eigenes Paket mit Erstgespräch.

Warum ist das Sprachmodell nicht im Preis?

Weil du es beim Anbieter zum Listenpreis günstiger bekommst als bei uns mit Aufschlag, und weil du so nie ein Nachrichtenlimit hast. Du siehst den Verbrauch jeden Tag in der Übersicht.

Was kostet ein KI-Mitarbeiter im Vergleich zu einer Bürokraft?

Eine Bürokraft in Teilzeit kostet ab 1.200 € brutto plus Arbeitgeberanteil, Urlaub und Krankheit. Der KI-Mitarbeiter rund 114 € inklusive Modellverbrauch und arbeitet auch um 22 Uhr und am Sonntag.

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