Lass machen, was dich aufhält.

Einmal fragen, fertige Arbeit zurückbekommen. machmal ist dein digitaler Mitarbeiter. Er arbeitet in der machmal-App, am Rechner und am Handy, auf Wunsch auch über

Ohne Zahlungsdaten · Endet von selbst · Eingerichtet an einem Nachmittag 1.500+ Programme per Klick verbunden. Und darüber hinaus alles mit Schnittstelle oder Weboberfläche, über seinen eigenen Browser.
Vorschaubild: Du bist beim Kunden, und dein Büro arbeitet trotzdem 1:15
1.500+ Programme und mehr OutlookMicrosoft TeamsGmailLexofficeDATEVTelegramGoogle KalendersevDeskSlackHubSpotPipedriveShopifyShopwareWooCommerceStripePayPalPersonioNotionGoogle DriveDropboxExcelGoogle TabellenZoomCalendlyTrelloAsanaMailchimpDocuSignZapierMakeSalesforceSAPGoogle AdsMetaInstagramLinkedInXingDiscord

Alles wartet
auf dich.

Deine Programme reden nicht miteinander. Jede Übergabe läuft über dich.

Das Postfach wird nie leer

Die 41 Ungelesenen vom Wochenende. Die Antwort, die du seit Dienstag schuldest.

Aus einer vergessenen Mail wird ein verlorener Auftrag

Jeder Kanal pingt dich

Teams, Telegram, E-Mail: jeder Faden endet bei deiner Antwort.

Die Konzentration zwischen den Pings ist auch weg

Nachfassen bleibt liegen

Keiner hat Nein gesagt. Das Angebot lag nur da, während du zu tun hattest.

48.000 € kühlen in offenen Angeboten aus

Kalender-Tetris

Montags neu gebaut, mittwochs doppelt belegt.

Fokusblock: um 9:10 weg
Die Übergabe

Sag was. Wird gemacht.

Was er für dich macht

Alles, was am Rechner geht.

machmal ist ein KI-Mitarbeiter für dein ganzes Büro, egal in welcher Branche: ein KI-Agent, der in deinen Programmen arbeitet. Du sagst was, er macht es fertig, du gibst frei.

01

Anfragen und E-Mails

Schreibt jemand per E-Mail oder über dein Kontaktformular, liegt die Antwort Minuten später bereit, auch am Sonntagabend. Er klingt wie du, fragt nach, was noch fehlt, und schlägt freie Termine aus deinem Kalender vor.

  • Antwort in Minuten statt am nächsten Abend
  • Fragt fehlende Angaben gleich mit ab
  • Bietet freie Termine aus deinem Kalender an
Posteingangpraxis@physio-am-markt.de
LH
Lena HoffmannSo, 20:47
Termin für Krankengymnastik

Hallo, ich habe ein Rezept über 6x Krankengymnastik für meine Schulter. Haben Sie nächste Woche noch etwas frei?

PM
Antwort an Frau HoffmannEntwurf von machmal in deinem Ton

Guten Abend Frau Hoffmann, danke für Ihre Nachricht! Nächste Woche hätten wir Dienstag um 8:30 Uhr oder Donnerstag um 17:00 Uhr frei. Bringen Sie zum ersten Termin bitte Ihr Rezept mit. Viele Grüße, Ihr Team von Physio am Markt

Rezept berücksichtigt2 freie Termine aus dem Kalender
Von dir freigegeben · gesendet um 20:51
Beispieldaten · Physiotherapie-Praxis
02

Angebote

Nach dem Gespräch mit dem Kunden sprichst du kurz ins Handy, was er haben will. Er macht daraus ein fertiges Angebot mit deinen Positionen und Preisen und legt es dir zur Freigabe vor.

  • Nutzt deine eigenen Preise und Textbausteine
  • Geht erst raus, wenn du „passt“ sagst
  • Fasst nach, wenn sich der Kunde nicht meldet
Angebot_A-2026-064.pdfSeite 1 von 1
Nordlicht StudioWebdesign und Marketing · Kaiserstraße 18 · 44135 Dortmund
Nordlicht Studio · Kaiserstraße 18 · 44135 DortmundPhysio am Markt
Frau Sarah Albers
Marktplatz 3
44137 Dortmund
AngebotNr. A-2026-064
29.09.2026

Sehr geehrte Frau Albers, vielen Dank für das Gespräch. Gerne bieten wir Ihnen an:

Pos.LeistungMengeBetrag
1Konzept und Seitenstruktur1 psch690,00 €
2Design Startseite und Unterseiten7 Seiten840,00 €
3Umsetzung und Texte einpflegen14 Std.1.190,00 €
4Online-Terminbuchung einbinden1 psch265,00 €
Netto2.985,00 €
USt. 19 %567,15 €
Gesamt3.552,15 €
Wartet auf deine Freigabe
Beispieldaten · Werbeagentur
03

Rechnungen und Mahnungen

Ist die Arbeit erledigt, schreibt er die Rechnung mit allen Pflichtangaben, in deinem Briefkopf. Bleibt eine Rechnung offen, erinnert er den Kunden freundlich und rechtzeitig.

  • Pflichtangaben und Umsatzsteuer richtig gerechnet
  • Über Lexoffice, sevDesk, DATEV oder deine Vorlage
  • Zahlungserinnerung als Entwurf, wenn nichts eingeht
Hausverwaltung LindnerMiet- und WEG-Verwaltung
Hausverwaltung Lindner GmbH · Ostwall 12 · 44135 DortmundHerrn Dr. Frank Peters
Lindenallee 7
44139 Dortmund
Rechnungsnr.HV-2026-0312
Datum01.10.2026
ObjektGartenstr. 8
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1Mietverwaltung Whg. 3, Okt. bis Dez.3 Mon.32,0096,00
2Nebenkostenabrechnung 20251 psch45,0045,00
3Porto und Kopien1 psch8,408,40
Nettobetrag149,40 €
USt. 19 %28,39 €
Rechnungsbetrag177,79 €

Zahlbar bis 15.10.2026 ohne Abzug.

Hausverwaltung Lindner GmbH · GF Petra Lindner
Sparkasse Dortmund · IBAN DE21 4405 0199 0012 4455 01
USt-IdNr. DE 301 552 874
KESSLER IT-SERVICEIT-Betreuung für kleine Firmen
Kessler IT-Service · Hansastr. 40 · 44137 DortmundKanzlei Sommer & Partner
Königswall 21
44137 Dortmund
Rechnungsnr.R-2026-0877
Datum02.10.2026
Kundennr.K-2041
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1Einrichtung Laptop und Drucker2 Std.95,00190,00
2Microsoft 365 Business, Oktober6 Lizenzen11,7070,20
3Anfahrt pauschal1 psch35,0035,00
Nettobetrag295,20 €
USt. 19 %56,09 €
Rechnungsbetrag351,29 €

Zahlbar bis 16.10.2026 ohne Abzug.

Kessler IT-Service · Inh. Jonas Kessler
Volksbank Dortmund · IBAN DE55 4416 0014 0023 7781 00
USt-IdNr. DE 327 118 402
Fotostudio LichtblickBusiness- und Teamfotos
Fotostudio Lichtblick · Kleppingstr. 5 · 44135 DortmundRadhaus Speiche
Frau Mia Schulte
Hohe Str. 60
44139 Dortmund
Rechnungsnr.2026-0149
Datum06.10.2026
Leistung30.09.2026
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1Teamfotos vor Ort, 2 Std.1 psch390,00390,00
2Bildbearbeitung12 Bilder15,00180,00
3Nutzungsrecht Website und Social Media1 psch150,00150,00
Nettobetrag720,00 €
USt. 19 %136,80 €
Rechnungsbetrag856,80 €

Zahlbar bis 20.10.2026 ohne Abzug.

Fotostudio Lichtblick · Inh. Lea Brandes
Sparkasse Dortmund · IBAN DE87 4405 0199 0033 1290 44
Steuernr. 314/5021/7788
Zahlungserinnerung vorbereitetRechnung HV-2026-0288 ist seit 14 Tagen offen. Der Entwurf liegt bereit.
Beispieldaten · Hausverwaltung, IT-Service, Fotostudio
04

Belege und Buchhaltung

Du fotografierst die Quittung oder leitest die Rechnung per Mail weiter. Er liest den Beleg aus, ordnet ihn richtig zu und legt alles so ab, wie dein Steuerbüro es braucht.

  • Kein Zettelchaos mehr in der Schublade
  • Jeder Beleg mit Betrag, Datum und Konto
  • Monatsordner fertig für die Steuerberatung
BÜROWELT KAMPSWestenhellweg 90 · 44137 Dortmund05.10.2026 · 16:41 · Kasse 2
5 x Kopierpapier A424,95
1 x Toner HP 305A64,90
10 x Ordner breit24,90

SUMME EUR114,75
darin MwSt. 19 %18,32
EC-Karte · Beleg-Nr. 40217
Erkannt und zugeordnet
Lieferant
Bürowelt Kamps
Datum
05.10.2026
Betrag
114,75 €
Konto
Bürobedarf
Ordner
Oktober 2026
An DATEV übergeben
Beispieldaten · Anwaltskanzlei
05

Termine und Kalender

Er trägt Termine ein, verschiebt sie und erinnert deine Kunden am Tag vorher. Sagt jemand ab, bietet er den freien Platz der nächsten Person auf der Warteliste an.

  • Termine aus Mails und Anfragen direkt im Kalender
  • Erinnerung am Vortag, weniger vergessene Termine
  • Freie Plätze gehen an die Warteliste
KalenderSalon Mira
Donnerstag8. Oktober 2026
  • Färben und SchnittFrau Yılmaz
  • HerrenschnittHerr Lorenz, per E-Mail angefragtneu
  • Mittagspause
  • SträhnenFrau Aksoy, von der Wartelisteneu
SMS an Herrn Lorenz · Mi, 18:00

Hallo Herr Lorenz, zur Erinnerung: morgen um 10:30 Uhr Herrenschnitt im Salon Mira. Passt es nicht? Antworten Sie einfach auf diese SMS.

8OKT
Absage um 14:00 aufgefangenFrau Beck hat abgesagt, der Platz ging an Frau Aksoy von der Warteliste.
Beispieldaten · Friseursalon
06

Bewertungen und Stammkunden

Ist ein Auftrag gut gelaufen, bittet er den Kunden in deinem Namen um eine Google-Bewertung. Stammkunden erinnert er rechtzeitig an den nächsten fälligen Termin, zum Beispiel an die jährliche Inspektion.

  • Mehr Bewertungen bei Google, ohne dass du daran denken musst
  • Antwortentwürfe auf neue Bewertungen
  • Stammkunden rechtzeitig erinnert
SMS an Tobias Wenzel · 17:32

Hallo Herr Wenzel, danke für Ihren Besuch! Wenn Sie mit der Inspektion zufrieden waren, würden Sie uns kurz bei Google bewerten? g.page/radhaus-speiche

Rezensionen
Radhaus Speiche4,8 ★★★★★ 214 Rezensionen
TW
Tobias Wenzel★★★★★ vor 3 Stunden · Neu

Rad am selben Tag fertig, fairer Preis und gute Beratung. Gerne wieder!

15OKT
Inspektion · Frau KrügerLetzte Inspektion vor einem Jahr. Erinnerung geschickt, Termin am 15.10. vorgeschlagen.
Beispieldaten · Fahrradladen
07

Marketing und Stellenanzeigen

Aus deinen Fotos und Stichworten macht er Beiträge für Instagram, Facebook und LinkedIn. Er schreibt Anzeigen für deine Angebote und Stellenanzeigen, wenn du Verstärkung suchst.

  • Beiträge aus deinen Fotos und Stichworten
  • Anzeigentexte für Aktionen und neue Angebote
  • Stellenanzeigen, die zu deinem Betrieb passen
V
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•••
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Beispieldaten · Immobilienmakler, Steuerbüro
08

Übersetzen

Schreibt dir jemand in einer anderen Sprache, übersetzt er die Nachricht ins Deutsche. Deine Antwort schickt er in der Sprache des anderen zurück.

  • Türkisch, Polnisch, Ukrainisch, Englisch und viele mehr
  • Du liest und schreibst alles auf Deutsch
  • Keine Missverständnisse bei Terminen und Absprachen
Posteingangservice@hv-lindner.de
Aus dem Türkischen übersetzt · Original
EA
Emre AydınMo, 07:58
Wasserhahn in der Küche

Guten Tag, der Wasserhahn in unserer Küche tropft. Wann können Sie jemanden schicken?

Merhaba, mutfağımızdaki musluk damlıyor. Ne zaman birini gönderebilirsiniz?

HL
Deine Antwort, auf Türkisch verschicktDu schreibst Deutsch, er bekommt Türkisch

Merhaba! Tesisatçımız perşembe saat 10:00'da gelebilir. Uygun mu?

Guten Tag! Unser Installateur kann am Donnerstag um 10 Uhr kommen. Passt das?

Antwort von Herrn Aydın: „Evet, uygun. Teşekkürler!“ · Ja, passt. Danke!
Beispieldaten · Hausverwaltung
09

Eigene kleine Programme

Brauchst du ein kleines Werkzeug für deinen Alltag, baut er es dir. Zum Beispiel einen Preisrechner, eine Checkliste oder eine Vorlage, die genau zu deinen Abläufen passt.

  • Rechner, Checklisten, Vorlagen
  • Genau auf deinen Betrieb zugeschnitten
  • Ganz ohne Programmierer
Reinigungsrechner · gebaut von machmal
Monatspreis für das Angebot1.248,00 € netto3 Stunden je Einsatz, 39 Stunden im Monat
Ins Angebot übernehmenAls Vorlage speichern
Beispieldaten · Gebäudereinigung
+

Und alles andere, was am Rechner geht.

Neue Aufgaben erklärst du ihm wie einem neuen Mitarbeiter, per Sprachnachricht oder im Chat. Er merkt sich, wie du es haben willst, und macht es ab dann selbst.

  • Bei offenen Angeboten nachfassen
  • Postfach sortieren und zusammenfassen
  • Tagesbericht jeden Abend aufs Handy
  • Dokumente ablegen und wiederfinden
Du · SprachnachrichtFr · 07:40
Kannst du ab jetzt jeden Freitag schauen, welche Rechnungen noch offen sind?
machmal07:40
Mach ich. Ab jetzt bekommst du jeden Freitag um 9 Uhr die Liste mit allen offenen Rechnungen und den passenden Erinnerungen als Entwurf.
Neue Aufgabe gemerkt
Beispieldaten
So kommst du rein

Heute Abend verbunden.
Morgen früh der Bericht.

Drei Schritte. Der Teil über Nacht ist der Trick.

1

Programme verbinden

Du wählst, worauf machmal schauen darf und was jeder Mitarbeiter tun darf. Jede Freigabe einzeln, jederzeit widerrufbar.

Zugänge verbindennur Lesen, wo möglich
4von 4 verbunden 4.514Vorgänge gelesen
OutlookMails und Verläufe2.513 Verläufe gelesenVerbunden
Google KalenderTermine und Einsätze139 Termine zugeordnetVerbunden
LexofficeRechnungen, Bestellungen, Preislisten2.102 Rechnungen gelesenVerbunden
Meta WerbungKampagnen, Ausgaben, Anfragen18 Anzeigengruppen ausgewertetVerbunden
2

machmal lernt deinen Betrieb kennen

Kunden, Preise, Projekte und Zuständigkeiten bleiben über alle Programme hinweg verbunden.

3

Gib Arbeit ab, wo du sowieso schreibst

Schick die Anfrage aus Slack oder Telegram. machmal erledigt die Arbeit dort, wo du ohnehin kommunizierst.

# wachstumMeta Werbung, Anfragen, Abschlüsse
TW
Tom Weber9:14
@machmal schau dir die Kampagnen der letzten 7 Tage an und sag mir, was wir hochdrehen und was wir kürzen.
machmal9:15
Fertig. 8 Änderungen liegen bereit: fünf Kampagnen vertragen mehr Budget, drei kürzen wir, zwei bleiben unter Beobachtung. Umgestellt wird erst nach deinem Ja.
Meta WerbungKosten je AnfrageUmsatz je Kampagne
machmal im Einsatz

Er arbeitet dort,
wo dein Team arbeitet.

machmal bewegt Arbeit zwischen E-Mail, Kalender, CRM und Buchhaltung, während du die Kontrolle behältst.

Werbeanzeigenmanager machmal hat die Prüfliste aktualisiert
KampagneAusgabeJe AnfrageErtragVorschlag
Regional · Inhaber1.180 €96 €3,1×mehr Budget
Breit · Suchbegriffe860 €244 €1,0×kürzen
Wiederansprache · Besucher740 €61 €4,3×aufgestockt
Kundenstimme · Finanzen625 €79 €3,6×mehr Budget
Ähnliche Zielgruppe590 €198 €1,2×kürzen
Marke · hohe Absicht460 €72 €3,9×beobachten
Webinar · Betriebsleiter420 €105 €2,8×aufgestockt
Wiederansprache · Preisseite355 €58 €4,6×mehr Budget
Breit · Produktivität310 €172 €1,4×kürzen
Anleitung · Teams245 €89 €3,0×beobachten
8 Budgetänderungen ausgewählt. Fünf Kampagnen vertragen mehr, drei werden gekürzt, zwei bleiben unter Beobachtung.
Search ConsoleSearch Console und Analytics, zusammen geprüft
Klicks aus der Suche · 12 Wochenmachmal hat die Seiten überarbeitet
/krankengymnastikviele Einblendungen, wenig Klicks18,68,4
/manuelle-therapieVergleichstext passte nicht mehr zur Suchabsicht24,110,6
/rueckenschmerzen-uebungenwichtige Seiten verlinkten nicht hierher16,86,9
/physiotherapie-ohne-rezeptTitel versteckte den eigentlichen Nutzen29,312,4
/termin-onlineSuchtreffer war zu allgemein12,75,8
/referenzenpassende Ratgeber fehlten33,514,2
+1.860 Besucher im Monat aus der Suche über sechs bestehende Seiten, nachdem Titel, Text und interne Links überarbeitet wurden.
NachfassenPrüfung abgeschlossen
Überfällige Rechnungen
Alder & Fink · 52 Tage8.750 €Erinnerung raus, bezahlt
Gipfel Werke · 34 Tage5.600 €Zahltermin bestätigt
Zahnarztpraxis Hafen · 29 Tage3.150 €Erinnerung raus, bezahlt
Offene Angebote ohne Nachfassen
Westline Logistik · Ausbau7.800 €wieder aufgenommen, Termin steht
Zeder & Co · Wartungsvertrag4.200 €wartet auf deine Freigabe
Diesen Monat reingeholt€ 29.500
29.500 € reingeholt. Vier Vorgänge sind von allein weitergegangen, ein Nachfass-Entwurf wartet auf dein Ja.
Eine Woche mit machmal

So viel erledigt er nebenbei.

Während du bei Kunden, Patienten oder Mandanten bist, arbeitet er das Büro ab. Du gibst nur frei.

15Aufgaben erledigt
11verschiedene Bereiche
0Anfragen liegen geblieben
MoMontag

Postfach leer, bevor du den ersten Kaffee hast.

  • Wochenende sortiert: 23 Mails, 3 davon dringendPostfach
  • Zwei Anfragen beantwortet, Termine vorgeschlagenAnfragen
  • Angebot aus deiner Sprachnachricht geschriebenAngebote
DiDienstag

Du arbeitest, er räumt auf.

  • Beim offenen Angebot von letzter Woche nachgefasstNachfassen
  • Quittung vom Bürobedarf gebuchtBelege
  • Nachricht aus dem Türkischen übersetztÜbersetzen
MiMittwoch

Eine Sprachnachricht, drei Aufgaben.

  • Termin verschoben, Kunde informiertTermine
  • Rechnung geschrieben, von dir freigegebenRechnungen
  • Beitrag aus deinen Fotos entworfenMarketing
DoDonnerstag

Absage am Morgen, Platz trotzdem voll.

  • Absage aufgefangen, Platz neu vergebenTermine
  • Google-Bewertung bei zufriedenem Kunden angefragtBewertungen
  • Stellenanzeige entworfenMarketing
FrFreitag

Wochenende ohne offene Enden.

  • Offene Rechnungen geprüft, Erinnerung vorbereitetRechnungen
  • Belegordner für das Steuerbüro fertigBelege
  • Wochenbericht aufs HandyBericht

Beispielwoche. Welche Aufgaben er übernimmt, entscheidest du.

Für wen

Für jeden Betrieb,
bei dem das Büro nebenbei läuft.

Ob Praxis, Kanzlei, Agentur, Laden oder Werkstatt: Er arbeitet in deinen Programmen und lernt deine Abläufe. Für zwei Branchen gibt es eigene Seiten mit Beispielen aus der Praxis.

Mit eigener Seite:

Kostenlos probearbeiten

7 Tage probearbeiten. Kostenlos.

Kein Abo, keine Zahlungsdaten. Du schaust ihm eine Woche bei der Arbeit zu und entscheidest danach.

Das bekommst du in den 7 Tagen
  • Deinen eigenen Mitarbeiter für alles, was am Rechner geht
  • Erreichbar per Telegram, Slack, Discord und in der machmal-App
  • Verbunden mit deinen Programmen
  • Einrichtung Schritt für Schritt, an einem Nachmittag
  • Server in Deutschland, du gibst frei, was rausgeht
Endet von selbst. Nach 7 Tagen läuft nichts automatisch weiter. Kein Abo, keine Kündigung nötig.

Danach ab 99 € im Monat, monatlich kündbar. Alle Pakete ansehen

Kostenlos starten7 Tage · ohne Zahlungsdaten · Konto in zwei Minuten

Schon ein Konto? Anmelden

Bevor du startest

Was du dich vielleicht gerade fragst.

Was, wenn er Fehler macht?

Er bereitet vor, du gibst frei. Kein Angebot, keine Mail, keine Rechnung geht ohne dein „passt“ raus. Verbindlich wird nur, was du freigibst. Und jeder Schritt steht im Protokoll, du siehst immer, was er getan hat.

Sind meine Daten sicher?

Server in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO, Zugangsdaten verschlüsselt. Jede Verbindung zu Postfach, Kalender oder Buchhaltung gibst du einzeln frei und trennst sie mit einem Klick.

Muss ich Technik können?

Nein. Programme verbindest du per Klick, den Rest erklärst du ihm wie einem neuen Mitarbeiter. Der Einrichtungsassistent führt dich durch die ersten Schritte.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Einen Nachmittag. Programme verbinden, ein paar Regeln erklären, am Abend die ersten Aufgaben geben. Am nächsten Morgen liegt der erste Bericht bereit.

Was kostet das?

Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten, und enden von selbst. In der Zeit denkt dein Mitarbeiter mit dem machmal-Test-Gehirn. Danach kostet er 99 € im Monat zzgl. USt., ohne Einrichtungsgebühr, kündbar zum Ende des Abrechnungszeitraums. Im Jahresabo zahlst du 999 € zzgl. USt., das sind 2 Monate geschenkt. Die KI läuft dann über dein eigenes ChatGPT- oder Claude-Konto oder einen API-Schlüssel, ohne Aufschlag. Empfiehlst du uns weiter, bekommst du von jeder Zahlung des geworbenen Betriebs 10 % als Gutschrift auf deine nächste Rechnung.

Geht er ans Telefon?

Noch nicht. Im Moment arbeitet er schriftlich: E-Mail, Kontaktformular und Chat. Unser Team arbeitet aber schon daran, dass er in Zukunft auch Anrufe annehmen kann. Bis dahin bleiben Anrufe bei dir, deinem Team oder deiner Mailbox. Mit dir schreibt er in der machmal-App, per Telegram, Slack oder Discord, in Sekunden, auch wenn du gerade unterwegs bist.

Ersetzt er meine Leute?

Nein. Er nimmt die Büroarbeit, die keiner machen will: sortieren, nachfassen, vorbereiten. Dein Team hat den Kopf frei für Kunden, Patienten oder Mandanten.

Was, wenn ich aufhöre?

Du kündigst zum Monatsende, ohne Laufzeit. Dein Mitarbeiter stoppt zum Ende des bezahlten Zeitraums. Vorher lädst du herunter, was du behalten willst. Kein Kleingedrucktes, keine Rückhalteklauseln.

Mehr Antworten findest du auf der Seite Fragen und Antworten.

Sag was. Wird gemacht.

Stell deinen Mitarbeiter ein, bevor die nächste Anfrage liegen bleibt.

Ohne Zahlungsdaten · Eingerichtet an einem Nachmittag