Angebote und Rechnungen mit KI erstellen: Von der Sprachnachricht direkt ins Programm.
Das Angebot ist der Moment, in dem Geld entsteht, und der Moment, der am längsten liegen bleibt. So macht ein KI-Mitarbeiter aus deiner Sprachnachricht nach dem Termin den fertigen Entwurf in Lexoffice, sevDesk oder DATEV, mit deinen Positionen und Preisen.
Buchhaltung · 21. September 2026 · Lesezeit 6 Min.Warum Angebote liegen bleiben
Der Termin vor Ort ist um 15 Uhr, die Zahlen sind im Kopf, und das Angebot wird am Donnerstagabend geschrieben. Oder am Sonntag. Oder nach der dritten Nachfrage des Kunden. Bis dahin hat er zwei andere Angebote. Kein Betrieb verliert Aufträge, weil das Angebot schlecht ist. Er verliert sie, weil es spät kommt.
KI löst genau dieses Zeitproblem: Das Angebot entsteht, während du noch im Auto sitzt.
So entsteht ein Angebot mit KI
1. Du sprichst, er schreibt
Nach dem Termin eine Sprachnachricht in Telegram: „Angebot für Familie Koch, Rosenweg 4. Bad komplett, 14 Quadratmeter. Wanne raus, bodengleiche Dusche 120 mal 90, Fliesen wie beim Schulze-Bad, Positionen wie dort, plus Anfahrt.“ Der Mitarbeiter versteht das, sucht das Schulze-Angebot als Vorlage, übernimmt Positionen und Preise, passt Mengen an und legt den Entwurf in deinem Programm an.
2. Deine Positionen, deine Preise
Er erfindet keine Preise. Er nimmt deine Artikel- und Leistungsliste aus Lexoffice, sevDesk, DATEV oder deinem Programm, deine letzten Angebote und die Regeln, die du ihm erklärt hast: „Anfahrtspauschale immer, Zahlungsziel 14 Tage, Kleinaufträge unter 500 € mit Aufschlag.“ Was er nicht weiß, fragt er, statt zu raten.
3. Du liest drüber und gibst frei
Der Entwurf liegt in Telegram oder in deiner Konsole. Du änderst mit einem Satz („Fliesen sind bei denen die teureren, nimm 68 statt 54“) oder gibst frei. Erst dann geht das Angebot an den Kunden, mit deinem Briefkopf, aus deinem Programm.
4. Er fasst nach
Fünf Tage keine Antwort? Freundliche Nachfrage, im Entwurf oder freigeschaltet. Das ist die Stelle, an der die meisten Betriebe Geld liegen lassen, und die KI vergisst sie nie.
Rechnungen: derselbe Weg, andere Richtung
„Koch ist fertig, Rechnung wie Angebot, plus zwei Stunden Regie für den alten Abfluss.“ Der Mitarbeiter macht aus dem freigegebenen Angebot die Rechnung, ergänzt die Regiestunden, legt sie als Entwurf an. Nach der Freigabe geht sie raus. Ist die Rechnung nach dem Zahlungsziel offen, steht sie auf der Morgenliste und die Zahlungserinnerung liegt als Entwurf bereit. Bei Betrieben mit DATEV geht der Beleg per Upload-Mail an den Steuerberater, ohne dass jemand etwas kopiert.
Was er nie macht: Preise erfinden, Rabatte geben, die du nicht erklärt hast, oder ein Angebot ohne dein Ja verschicken. Jede Zahl im Entwurf kommt aus deinen Listen oder aus deinen Worten.
Mit welchen Programmen das funktioniert
| Programm | Angebote | Rechnungen | Anbindung |
|---|---|---|---|
| Lexoffice | Ja | Ja | Schnittstelle |
| sevDesk | Ja | Ja | Schnittstelle |
| DATEV | Belege an den Steuerberater | Belege an den Steuerberater | Upload-Mail |
| easybill, FastBill, Billomat | Ja | Ja | Schnittstelle |
| Branchenprogramme ohne Schnittstelle | Ja | Ja | Im eigenen Browser, wie ein Mitarbeiter am Bildschirm |
Typische Fehler bei Angeboten mit KI, und wie du sie vermeidest
- ChatGPT das Angebot schreiben lassen. Es kennt deine Preise nicht und produziert schöne Texte mit falschen Zahlen. Ein KI-Mitarbeiter arbeitet aus deinen Listen.
- Vollautomatik am ersten Tag. Angebote gehen nie ohne Freigabe raus, auch nach Monaten nicht. Terminbestätigungen kannst du freischalten, Angebote nicht.
- Keine Regeln erklären. „Anfahrt immer“, „Zahlungsziel 14 Tage“, „Material mit 15 Prozent“: Was du nicht sagst, kann er nicht anwenden. Ein Nachmittag Regeln spart Monate Korrekturen.
Was das bringt, in Zahlen
Ein Angebot dauert am Rechner 30 bis 60 Minuten. Mit Sprachnachricht und Entwurf sind es 5 Minuten Freigabe. Bei zehn Angeboten im Monat sind das 5 bis 9 Stunden. Dazu die Angebote, die durch das Nachfassen durchgehen, und die, die der Kunde annimmt, weil sie am selben Tag kamen. Was der Mitarbeiter kostet, steht unter Was kostet ein KI-Mitarbeiter. Wie der ganze Tag im Handwerksbetrieb aussieht, unter machmal für Handwerksbetriebe.
Häufige Fragen zu Angeboten und Rechnungen mit KI
Woher kennt die KI meine Preise?
Aus deiner Artikel- und Leistungsliste im Buchhaltungsprogramm, aus deinen bisherigen Angeboten und aus den Regeln, die du ihr erklärst. Sie erfindet keine Preise.
Geht ein Angebot ohne mich raus?
Nein. Angebote und Rechnungen warten immer auf deine Freigabe.
Funktioniert das mit meinem Branchenprogramm?
Mit Schnittstelle direkt. Ohne Schnittstelle bedient der Mitarbeiter das Programm im eigenen Browser, so wie ein Mensch am Bildschirm.
Kann die KI auch Mahnungen schreiben?
Ja, Zahlungserinnerungen und Mahnungen liegen nach dem Zahlungsziel als Entwurf bereit, in der Stufe, die du festlegst.