Was ist machmal? Der KI-Agent fürs Büro, erklärt.

machmal ist ein digitaler Mitarbeiter für dein Büro: ein KI-Agent, der in deinen Programmen arbeitet und dir alles, was rausgeht, zur Freigabe vorlegt. Hier steht, was er übernimmt, für wen er gedacht ist, wie der Start läuft und was er kostet.

Grundlagen · 28. September 2026 · Lesezeit 5 Min.

machmal in einem Satz

machmal ist ein digitaler Mitarbeiter für dein Büro: ein KI-Agent, der in deinen Programmen arbeitet, Aufgaben fertig macht und dir alles, was rausgeht, zur Freigabe vorlegt. Du schreibst ihm wie einem Kollegen, per Telegram, Slack, Discord, E-Mail oder in der machmal-App. Der Name ist das Versprechen: Sag was. Wird gemacht.

Kurz gesagt: machmal (auch machmal.ai oder machmal AI) ist kein Chatbot, den du etwas fragst, sondern ein KI-Mitarbeiter, der arbeitet. Er liest, sortiert, schreibt Entwürfe und fasst nach. Was verschickt wird, entscheidest du.

Was machmal im Büro übernimmt

Alles, was am Rechner geht, egal in welcher Branche. Die häufigsten Aufgaben:

  • Anfragen und E-Mails: Schreibt jemand per E-Mail oder über dein Kontaktformular, liegt die Antwort Minuten später als Entwurf bereit. Er fragt nach, was noch fehlt, und schlägt freie Termine aus deinem Kalender vor.
  • Angebote: Du sprichst nach dem Kundengespräch kurz ins Handy, er macht daraus ein fertiges Angebot mit deinen Positionen und Preisen.
  • Rechnungen und Mahnungen: Er schreibt die Rechnung in deinem Briefkopf und erinnert freundlich, wenn sie offen bleibt.
  • Belege und Buchhaltung: Er liest Quittungen und Rechnungen aus, ordnet sie zu und legt sie so ab, wie dein Steuerbüro es braucht.
  • Termine und Kalender: Er trägt ein, verschiebt, erinnert deine Kunden am Tag vorher und vergibt abgesagte Plätze neu.
  • Bewertungen, Marketing, Übersetzen: Er bittet zufriedene Kunden um eine Google-Bewertung, entwirft Beiträge und Stellenanzeigen und übersetzt Nachrichten in beide Richtungen.

Er arbeitet in Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, Lexoffice, sevDesk, Personio, Shopware und über tausend weiteren Programmen. Hat ein Programm keine Schnittstelle, bedient er es im eigenen Browser. Was er noch nicht tut: ans Telefon gehen. Im Moment arbeitet er schriftlich.

Für wen machmal gedacht ist

Für Betriebe, bei denen das Büro nebenbei läuft: Agenturen, Kanzleien, Steuerbüros, Arzt- und Therapiepraxen, Hausverwaltungen, Immobilienmakler, Einzelhandel und Online-Shops, Friseure und Studios, IT-Dienstleister, Gebäudereinigung, Handwerk, Beratung und Coaching. Für zwei Branchen gibt es eigene Seiten: KI im Handwerk und KI in der Hausverwaltung.

machmal richtet sich an Unternehmer, nicht an Privatpersonen. Mit der Registrierung bestätigst du, dass du als Unternehmer handelst.

So funktioniert machmal in 3 Schritten

1. Programme verbinden

Du wählst, worauf machmal schauen darf und was er tun darf. Jede Freigabe einzeln, jederzeit widerrufbar. Technik musst du dafür nicht können, verbunden wird per Klick.

2. machmal lernt deinen Betrieb kennen

Kunden, Preise, Projekte und Zuständigkeiten bleiben über alle Programme hinweg verbunden. Deine Regeln erklärst du ihm in normalen Sätzen, wie einem neuen Mitarbeiter.

3. Arbeit abgeben, wo du sowieso schreibst

Schick die Aufgabe aus Telegram, Slack oder Discord. machmal erledigt sie dort, wo du ohnehin kommunizierst, und legt dir das Ergebnis zur Freigabe vor.

Die Einrichtung dauert einen Nachmittag. Am Abend gibst du die ersten Aufgaben, am nächsten Morgen liegt der erste Bericht bereit.

Was machmal kostet

machmal kostet 99 € im Monat je Konto, zuzüglich Umsatzsteuer, wenn sie anfällt (für Unternehmer in der EU mit gültiger Umsatzsteuer-ID gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren). Ohne Einrichtungsgebühr, ohne Mindestlaufzeit, monatlich kündbar. Enthalten ist das ganze Produkt: der Agent in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung, alle Kanäle, das Gedächtnis, die Routinen, die Anbindungen, die Freigabe-Oberfläche und das Protokoll.

Die KI selbst läuft über dein eigenes ChatGPT- oder Claude-Konto oder einen API-Schlüssel. Die Nutzung zahlst du direkt bei deinem Anbieter, wir schlagen nichts auf. Die ausführliche Rechnung steht unter Was kostet ein KI-Mitarbeiter?

machmal testen: 7 Tage kostenlos

Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten, und enden von selbst. Danach läuft nichts automatisch weiter, eine Kündigung ist nicht nötig. So sammelst du deine eigenen Erfahrungen mit machmal im echten Betrieb: Konto anlegen, Programme verbinden, am Abend die ersten Aufgaben geben, am nächsten Morgen den Bericht lesen.

Datenschutz in Kürze

  • Server in Deutschland: Dein Agent läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. In der Testphase in einem abgeschotteten Container, mit dem Abo auf einer eigenen virtuellen Maschine.
  • Auftragsverarbeitung nach DSGVO: Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt du bei der Registrierung ab. Zugangsdaten liegen verschlüsselt.
  • Freigabe und Protokoll: Dein Agent legt Entwürfe vor und fragt vor dem Versenden nach. Jede Aktion steht in einem Protokoll, das du einsehen kannst.
  • Dein Sprachmodell, dein Vertrag: Die Inhalte einer Aufgabe gehen an den Modellanbieter, den du verbindest, zum Beispiel OpenAI oder Anthropic. Für geschäftliche Inhalte empfehlen wir einen API-Zugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Alle Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung. Betrieben wird machmal.ai von der Visionconcepts Ltd in Paphos, Zypern, siehe Impressum.

Häufige Fragen zu machmal

Ist machmal ein KI-Agent?

Ja. machmal ist ein KI-Agent, der nicht nur antwortet, sondern handelt: Er arbeitet in deinen Programmen, hat ein Gedächtnis für deinen Betrieb, fängt zu festen Zeiten von allein an und legt dir alles Ausgehende zur Freigabe vor. Im Alltag nennen wir ihn deinen digitalen Mitarbeiter.

Was kostet machmal?

99 € im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Die Nutzung des Sprachmodells zahlst du direkt bei deinem KI-Anbieter, ohne Aufschlag.

Wie teste ich machmal?

Du legst auf machmal.ai ein Konto an. Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten, und enden von selbst. Die Einrichtung schaffst du an einem Nachmittag.

Ist machmal dasselbe wie ChatGPT?

Nein. ChatGPT antwortet, wenn du fragst. machmal hat Zugriff auf deine Programme, ein Gedächtnis und eine Uhrzeit, zu der er morgens von allein anfängt.

Verschickt machmal etwas ohne mich?

Nein. Lesen und Vorbereiten läuft durchgehend, alles Ausgehende wartet auf deine Freigabe. Einzelne Abläufe kannst du später freischalten, wenn du ihnen vertraust.

Heißt es machmal, machmal.ai oder machmal AI?

Gemeint ist immer dasselbe Produkt. machmal ist der Name, machmal.ai die Adresse im Netz.

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