machmal ist der digitale Mitarbeiter für dein Backoffice. Er liest das Postfach, erkennt Objekt und Einheit, stuft Notfälle ein, beantwortet Standardanfragen im Entwurf und hält jeden Vorgang nach. Neben deiner Verwaltungssoftware, ohne Migration.
7 Tage kostenlos, danach 99 € im Monat. Jederzeit kündbar. Keine Zahlungsdaten zum Start.
Eigentümer, Mieter, Handwerker, Behörden. Alles in einem Postfach. Der Notfall steht zwischen vierzig Standardanfragen. Belege liegen dreimal ab, unter drei Namen. Und um 18 Uhr laufen dreißig Vorgänge einfach weiter.
Du wolltest Objekte verwalten. Nicht E-Mails.
„Heizung bei uns ausgefallen, seit heute Abend kalt. Müller, Hauptstraße 17." Dein Büro ist seit vier Stunden zu. machmal liest mit.
Hauptstraße 17, Wohnung 4, Mieterin seit 2019. Heizungsanlage mit Wartungsvertrag bei Kessler Haustechnik, Notdienstnummer hinterlegt. Einstufung: Notfall.
Auftrag an Kessler als Entwurf mit Objektdaten, Zugang und Rückrufnummer. Weil ein Notdienst im Wartungsvertrag steht, geht die Anfrage nach deiner Regel sofort raus.
„Guten Abend Frau Müller, der Notdienst ist angefragt, Sie hören bis 8 Uhr von uns." Der Vorgang steht in der Objektakte, mit Uhrzeit, Mail und Auftrag.
Du kommst rein und liest: 34 Mails über Nacht, 3 dringend, 2 für dich, 29 vorbereitet. Kessler kommt um 8:30. Du gibst frei, was rausgehen soll.
Guten Abend, bei uns ist seit heute Abend die Heizung komplett aus, die Wohnung wird kalt. Wir haben ein Baby. Können Sie bitte schnell jemanden schicken? Wohnung 4, 2. OG.
Guten Abend Frau Müller, danke für Ihre Nachricht. Der Notdienst von Kessler Haustechnik ist angefragt und kommt morgen um 8:30 Uhr zu Ihnen. Für die Nacht empfehlen wir einen Heizlüfter, die Kosten übernimmt die Verwaltung. Sie hören bis 8 Uhr wieder von uns.
Wollen Zahlen, Termine und das Gefühl, dass sich jemand kümmert. machmal beantwortet Standardfragen zu Abrechnung, Rücklage und Beschlüssen im Entwurf und bereitet Versammlungen vor: Agenda, Unterlagen, Protokollentwurf.
Melden Schäden, fragen nach Bescheinigungen, beschweren sich über Nachbarn. machmal erkennt Objekt und Einheit, erstellt Mietbescheinigungen, beantwortet Routinefragen und legt jede Meldung als Vorgang an. Was heikel ist, landet bei dir.
Brauchen Zugang, Termine und klare Aufträge. machmal schreibt Aufträge mit allen Objektdaten, koordiniert Termine mit dem Mieter, fasst nach, wenn keine Rückmeldung kommt, und prüft die Rechnung gegen den Auftrag.
Schicken Fristen, Formulare und Nachfragen. machmal ordnet sie dem Objekt zu, trägt Fristen in den Radar ein, sammelt Unterlagen und bereitet die Antwort vor. Keine Frist läuft mehr still ab.
Jede Mail wird Objekt und Einheit zugeordnet, priorisiert und als Vorgang angelegt. Aus fünf Postfächern wird eine Liste.
Heizung, Wasser, Aufzug: erkennt Dringlichkeit, findet den zuständigen Betrieb und fragt an. Nachts nach deinen Regeln, tagsüber auf Freigabe.
Abrechnung, Bescheinigung, Termin, Zugang: Antworten im Entwurf, in deinem Ton, mit Daten aus der Objektakte.
Rechnungen, Protokolle, Verträge landen je Objekt und Vorgang. Für DATEV und Steuerberater sauber benannt.
Legionellenprüfung, Rauchmelder, Wartungen, Versicherungen, Beschlussfristen. Erinnert dich, bevor es teuer wird.
Agenda aus den offenen Vorgängen, Unterlagen gesammelt, Einladung im Entwurf, Protokoll vorbereitet.
Egal ob Immoware24, DOMUS oder Haufe PowerHaus: machmal arbeitet daneben, per Postfach, Kalender, Export und Dokumenten. Outlook, Microsoft 365, DATEV, Drive und über 1.500 weitere Programme verbindest du per Klick.
Jede Mail, die ein Mensch sortiert, zuordnet und beantwortet, kostet Minuten. Bei tausend Einheiten sind das Vollzeitstellen. Schieb die Regler auf deine Verwaltung.
Rechenbeispiel mit deinen Angaben, 160 Stunden je Vollzeitstelle. Wie viel machmal davon übernimmt, hängt von deinen Abläufen und Freigaberegeln ab.
Mails an Eigentümer, Aufträge, Dokumente: machmal bereitet vor, du sagst „passt". Ausnahmen definierst nur du, zum Beispiel Notdienste nachts.
Mieterdaten bleiben in deinem Konto. Auftragsverarbeitung nach DSGVO, keine Werbenetzwerke, kein Tracking.
Wer hat wann was gesendet, angelegt oder abgelegt: im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar, je Objekt und Vorgang.
Postfächer, Kalender, Ablage verbindest du einzeln. Jede Verbindung ist mit einem Klick wieder getrennt.
Die Fragen, die Geschäftsführer von Verwaltungen vor dem Start stellen. Ehrlich beantwortet.
Er bereitet vor, du gibst frei. Kein Angebot, keine Mail, keine Rechnung geht ohne dein „passt“ raus. Und jeder Schritt steht im Protokoll, du siehst immer, was er getan hat.
Server in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO, Zugangsdaten verschlüsselt. Jede Verbindung zu Postfach, Kalender oder Buchhaltung gibst du einzeln frei und trennst sie mit einem Klick.
Musst du nicht. Programme verbindest du per Klick, den Rest erklärst du ihm wie einem neuen Mitarbeiter. Der Einrichtungsassistent führt dich durch die ersten Schritte.
99 € im Monat, keine Einrichtungsgebühr, keine Laufzeit. Die KI läuft über dein eigenes ChatGPT- oder Claude-Konto oder einen API-Schlüssel, ohne Aufschlag. Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Nein. Monatlich kündbar, zum Monatsende. Deine Dokumente kannst du jederzeit herunterladen und mitnehmen.
Nein. Er nimmt die Büroarbeit, die keiner machen will: sortieren, nachfassen, vorbereiten. Dein Team hat den Kopf frei für Kunden.
Verbindlich wird nur, was du freigibst. Entwürfe sind Entwürfe, bis du sie prüfst. Deshalb ist die Freigabe fest eingebaut und lässt sich nicht abschalten.
Dein Agent stoppt zum Ende des bezahlten Zeitraums. Vorher lädst du herunter, was du behalten willst. Kein Kleingedrucktes, keine Rückhalteklauseln.
Konto anlegen, E-Mail bestätigen, Mitarbeiter benennen. 7 Tage kostenlos, keine Zahlungsdaten, jederzeit kündbar.
Keine Einrichtungsgebühr, keine Laufzeit, kein Preis pro Einheit. Sieben Tage testen, dann entscheiden.
Dein digitaler Mitarbeiter, an einem Nachmittag mit deinem Postfach verbunden.
Nein. Immoware24, DOMUS, Haufe PowerHaus und Co. bleiben dein System für Stammdaten und Abrechnung. machmal arbeitet davor: im Postfach, im Kalender, in der Ablage. Er bekommt Objektlisten als Export und legt Vorgänge daneben an.
Nur nach deinen Regeln. Standardfälle wie Bescheinigungen oder Terminbestätigungen kannst du freigeben, alles andere kommt als Entwurf in deinen Chat und geht erst nach „passt" raus. Nachts gilt dasselbe, außer du erlaubst Notdienst-Anfragen ausdrücklich.
Über Adresse, Absender, Betreff und deine Objektliste. Kennt er den Absender aus früheren Vorgängen, geht es schneller. Ist er unsicher, fragt er dich, statt zu raten.
Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, keine Werbenetzwerke, kein Tracking. Jede Verbindung zu Postfach, Kalender oder Ablage kannst du einzeln widerrufen. Jede Aktion steht im Protokoll.
Nein. machmal arbeitet schriftlich: E-Mail, Teams, WhatsApp, Telegram. Telefonate bleiben bei deinem Team. Wenn du ihm nach dem Gespräch zwei Sätze schreibst, dokumentiert er den Vorgang und hält nach.
Einen Nachmittag: Postfach und Kalender verbinden, Objektliste hochladen, deine Regeln erklären. Am nächsten Morgen liegt das erste Briefing vor. Wenn du lieber alles einrichten lässt, buchst du einen Termin.
Stell deinen Backoffice-Mitarbeiter ein, bevor die nächste Heizung um 22:41 ausfällt.
