KI-Mitarbeiter für Outlook.
Outlook ist im Mittelstand das Postfach schlechthin. Der KI-Mitarbeiter arbeitet darin wie eine Bürokraft: sortiert, beantwortet im Entwurf, legt Termine an, hält nach.
Was der Mitarbeiter in Outlook übernimmt
- Eingang nach Vorgang sortieren und in Ordner ablegen, Wichtiges markieren
- Antwortentwürfe für Anfragen, Rückfragen und Terminwünsche, Freigabe per Tipp
- Termine aus Mails direkt in den Outlook-Kalender eintragen und bestätigen
- Anhänge wie Rechnungen und Belege erkennen und an die Buchhaltung weitergeben
So erklärst du ihm deine Regeln
Keine Konfiguration, keine Formulare. Du sagst ihm in normalen Sätzen, wie ihr arbeitet, und er hält sich daran. Für Outlook zum Beispiel:
„Mails vom Steuerberater immer an mich, Rechnungen als PDF an DATEV weiterleiten, Termine nur zwischen 8 und 16 Uhr vorschlagen.“
Mit jeder Freigabe und jeder Korrektur lernt er dazu. Nach zwei Wochen kennt er deine Abläufe in Outlook besser als ein neuer Kollege nach zwei Monaten.
Verbinden per Klick
Du meldest dich einmal bei Outlook an, gibst die Verbindung frei, fertig. Jede Freigabe kannst du in der Konsole einzeln widerrufen.
Freigabe, Protokoll, Datenschutz
Alles, was nach außen geht oder Daten verändert, wartet am Anfang auf dein Ja. Erst wenn ein Ablauf zehnmal richtig war, schaltest du ihn frei. Jede Aktion in Outlook steht im Protokoll. Der Mitarbeiter läuft auf einem eigenen Server in Deutschland, mit Auftragsverarbeitung nach DSGVO, ohne Training mit deinen Daten. Die Verbindung zu Outlook kannst du jederzeit trennen.
Passt dazu
Häufige Fragen zu machmal und Outlook
Geht das mit Outlook in Microsoft 365 und mit Exchange?
Ja, Microsoft 365 wird per Klick verbunden. Exchange vor Ort geht über IMAP.
Kann er in geteilten Postfächern arbeiten?
Ja, etwa info@ oder buchhaltung@. Du bestimmst, welche Postfächer er liest.
Bleiben meine Ordnerstrukturen erhalten?
Ja. Er nutzt deine Ordner und legt nur an, was du ihm erlaubst.