Dein digitaler Mitarbeiter fürs Büro

Du bist Meister.
Nicht Büro.

Du sprichst ins Handy. Er schreibt Angebote, Rechnungen, Antworten, Werbung und alles andere, was am Rechner geht.

7 Tage kostenlos Probearbeiten

Ohne Zahlungsdaten · Eingerichtet an einem Nachmittag

Dienstag22:14

Das Gefährlichste an deinem Job ist nicht die Baustelle.

Es ist der Küchentisch um zehn Uhr abends. Die Kinder schlafen längst, deine Partnerin sitzt allein auf dem Sofa, und du tippst Angebote, statt die Füße hochzulegen. Jeden Abend ein Stück Familie, das du nicht zurückbekommst.

AngebotBad im KirchwegSeit Montag offen
RechnungFamilie BrandtNoch nicht geschrieben
Belege14 LieferscheineIm Handschuhfach
Anfrage · vor 2 TagenFrau Berg · Heizkörper im BadNoch keine AntwortHat einen anderen Betrieb beauftragt.
Dafür gibt es jetzt machmal

Alles, was am Rechner geht.

Ein Mitarbeiter für dein ganzes Büro. Du sagst was, er macht es fertig, du gibst frei.

01

Anfragen

Wenn ein Kunde per E-Mail oder über dein Kontaktformular schreibt, antwortet er sofort, auch sonntagabends. Er klingt wie du, fragt nach, was du für die Einschätzung brauchst, und schlägt einen freien Termin vor.

  • Antwort innerhalb weniger Minuten statt am nächsten Abend
  • Fragt Fotos, Adresse und Details zum Schaden ab
  • Bietet freie Termine aus deinem Kalender an
Posteinganginfo@weber-haustechnik.de
FB
Frau BergSo, 21:04
Heizkörper im Bad wird nicht warm

Hallo, unser Heizkörper im Bad wird nicht mehr warm. Können Sie sich das anschauen?

B
Antwort an Frau BergEntwurf von machmal in deinem Ton

Foto angefragtAdresse angefragt2 Termine aus deinem Kalender
Gesendet um 21:05 · Antwortzeit 1 Minute
Beispieldaten
02

Angebote

Du sprichst nach dem Vor-Ort-Termin kurz ins Handy, was gemacht werden soll. Er macht daraus ein fertiges Angebot mit deinen Positionen und Preisen und legt es dir zur Freigabe vor.

  • Nutzt deine eigenen Preise und Formulierungen
  • Trennt Material und Arbeitslohn sauber
  • Geht erst raus, wenn du „passt“ sagst
Angebot_A-2026-118.pdfSeite 1 von 1
Malerbetrieb KrauseLindenstraße 4 · 33602 Bielefeld · 0521 448 210
Malerbetrieb Krause · Lindenstraße 4 · 33602 BielefeldFamilie Brandt
Kirchweg 9
33605 Bielefeld
AngebotNr. A-2026-118
29.09.2026

Sehr geehrte Familie Brandt, vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir Ihnen an:

Pos.LeistungMengeBetrag
1Abdecken und Abkleben von Böden und Möbeln1 psch120,00 €
2Wände spachteln und schleifen38 m²342,00 €
3Wände und Decke streichen, 2 Anstriche62 m²496,00 €
4Material: Grundierung, Dispersionsfarbe1 psch118,40 €
Netto1.076,40 €
MwSt. 19 %204,52 €
Gesamt1.280,92 €
Wartet auf deine Freigabe
Beispieldaten
03

Rechnungen

Nach dem Einsatz schreibt er die Rechnung mit allen Pflichtangaben, im Design, das zu deinem Betrieb passt. Bleibt eine Rechnung offen, erinnert er den Kunden freundlich und rechtzeitig.

  • Mit allen Pflichtangaben, auch für den Handwerkerbonus nach § 35a
  • Über Lexoffice, sevDesk oder DATEV
  • Zahlungserinnerung als Entwurf, wenn nichts eingeht
Weber HaustechnikHeizung · Sanitär · Meisterbetrieb
Weber Haustechnik · Am Bach 7 · 33611 BielefeldHerrn Klaus Kuhn
Eichenweg 3
33617 Bielefeld
Rechnungsnr.2026-0398
Datum30.09.2026
Kundennr.20117
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1Wartung Gas-Brennwerttherme1 Stk149,00149,00
2Dichtungssatz Brenner1 Stk18,9018,90
3Anfahrt pauschal1 psch29,0029,00
Nettobetrag196,90 €
USt. 19 %37,41 €
Rechnungsbetrag234,31 €

Zahlbar bis 14.10.2026 ohne Abzug.

Weber Haustechnik · Inh. Bernd Weber
Sparkasse Bielefeld · IBAN DE12 4805 0161 0044 1234 56
USt-IdNr. DE 318 204 551
ELEKTRO SCHNEIDERElektroinstallation · E-Check
Elektro Schneider · Hafenstr. 21 · 33602 BielefeldFrau Sabine Berg
Rosenstraße 14
33604 Bielefeld
Rechnungsnr.R-2026-1152
Datum02.10.2026
Kundennr.K-0873
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1E-Check Wohnung1 psch89,0089,00
2Steckdose tauschen3 Stk24,0072,00
3Material Kleinteile1 psch16,8016,80
Nettobetrag177,80 €
USt. 19 %33,78 €
Rechnungsbetrag211,58 €

Zahlbar bis 16.10.2026 ohne Abzug.

Elektro Schneider GmbH · GF Jan Schneider
Volksbank Bielefeld · IBAN DE44 4786 0125 0551 2208 00
USt-IdNr. DE 294 118 730
Malerbetrieb KrauseMaler- und Lackierermeister
Malerbetrieb Krause · Lindenstraße 4 · 33602 BielefeldFamilie Brandt
Kirchweg 9
33605 Bielefeld
Rechnungsnr.2026-0417
Datum06.10.2026
Leistung29.09. bis 02.10.2026
Rechnung
Pos.BeschreibungMengeEP €Gesamt €
1Abdecken und Abkleben1 psch120,00120,00
2Wände spachteln, schleifen38 m²9,00342,00
3Wände und Decke streichen, 2×62 m²8,00496,00
4Material1 psch118,40118,40
Nettobetrag1.076,40 €
USt. 19 %204,52 €
Rechnungsbetrag1.280,92 €

Enthaltener Lohnanteil nach § 35a EStG: 1.140,02 €. Zahlbar bis 20.10.2026 ohne Abzug.

Malerbetrieb Krause · Inh. Thomas Krause
Sparkasse Bielefeld · IBAN DE87 4805 0161 0012 3345 67
Steuernr. 305/5012/3456
Zahlungserinnerung vorbereitetRechnung 2026-0411 ist seit 14 Tagen offen. Entwurf liegt bereit.
Beispieldaten
04

Belege

Du fotografierst den Lieferschein oder die Quittung einfach mit dem Handy. Er liest den Beleg aus, ordnet ihn dem richtigen Auftrag zu und sortiert alles für deinen Steuerberater.

  • Kein Zettelchaos mehr im Handschuhfach
  • Jeder Beleg beim richtigen Auftrag
  • Monatsordner fertig für die Steuerberatung
GROSSHANDEL RICHTER GMBHIndustriestr. 12 · 33609 Bielefeld24.09.2026 · 07:12 · Kasse 3
3 x Heizkörper 600x1000267,00
6 x Thermostatkopf41,70
10 m Kupferrohr 15 mm39,50
SUMME EUR348,20
darin MwSt. 19 %55,60
EC-Karte · Beleg-Nr. 88412
Erkannt und zugeordnet
Lieferant
Großhandel Richter
Datum
24.09.2026
Betrag
348,20 €
Auftrag
Lindenweg 12, Bad
Ordner
September 2026
An lexoffice übergeben
Beispieldaten
05

Material und Bautagebuch

Am Vorabend liegt die Materialliste für den nächsten Tag bereit, passend zu deinen Aufträgen. Aus deinen Sprachnachrichten und Fotos von der Baustelle schreibt er das Bautagebuch.

  • Materialliste zum Abholen beim Großhandel
  • Bautagebuch mit Datum, Arbeiten und Fotos
  • Nachweis bei Nachträgen und Streitfragen
Neue Nachricht
Anbestellung@richter-grosshandel.de
BetreffAbholung morgen 7:00 · Kd.-Nr. 40317
  • 3 × Heizkörper Typ 22, 600 × 1000
  • 6 × Thermostatkopf
  • 10 m Kupferrohr 15 mm
  • 2 × Kugelhahn ½ Zoll
BautagebuchLindenweg 12 · Tag 3 · 24.09.2026 · sonnig, 18 °C
Bernd montiert einen HeizkörperBernd verpresst KupferrohreBernd bei der Druckprobe

Heizkörper in Bad und Küche montiert, Druckprobe in Ordnung. Morgen: Thermostate setzen, Übergabe an Familie Brandt.

Beispieldaten
06

Bewertungen und Wartung

Ist ein Auftrag gut gelaufen, bittet er den Kunden in deinem Namen um eine Google-Bewertung. Kunden mit Wartungsvertrag, zum Beispiel für die Heizung, erinnert er jedes Jahr rechtzeitig und schlägt gleich einen Termin vor.

  • Mehr Bewertungen bei Google, ohne dass du daran denken musst
  • Jährliche Wartungserinnerung an deine Kunden
  • Termin für die Wartung direkt vorgeschlagen
SMS an Katrin Brandt · 18:02

Hallo Frau Brandt, danke für Ihr Vertrauen! Wenn Sie zufrieden waren, würden Sie uns kurz bei Google bewerten? g.page/weber-haustechnik

Rezensionen
Weber Haustechnik4,9 ★★★★★ 128 Rezensionen
KB
Katrin Brandt★★★★★ vor 2 Stunden · Neu

Schnell einen Termin bekommen, sauber gearbeitet und alles gut erklärt. Gerne wieder!

14OKT
Wartung Gastherme · Herr KuhnErinnerung geschickt, Termin Di 14.10. um 9:00 vorgeschlagen
Beispieldaten
07

Marketing

Aus deinen Fotos von der Baustelle macht er Beiträge für Instagram und Facebook. Er schreibt Werbeanzeigen für deine Aktionen und Stellenanzeigen, wenn du einen neuen Gesellen suchst.

  • Beiträge aus deinen Baustellenfotos
  • Anzeigen, zum Beispiel für den Heizungstausch vor dem Winter
  • Stellenanzeigen für Gesellen und Azubis
W
weber.haustechnikGesponsert
•••
Bernd neben einer neuen WärmepumpeNeue Heizung
vor dem Winter?
Termin anfragen

weber.haustechnik Alte Heizung raus, neue rein, in zwei Tagen. Den Förderantrag bereiten wir gleich mit vor. Jetzt Termin sichern!

Anlagenmechaniker SHK (m/w/d)Weber Haustechnik · Bielefeld
Vollzeit3.400 bis 3.900 € im MonatFirmenwagenPünktlich Feierabend

Kleines Team, feste Kunden, moderne Technik. Du baust Heizungen und Bäder, wir halten dir den Rücken frei.

Jetzt bewerben
Beispieldaten
08

Förderanträge

Viele Kunden können beim Heizungstausch oder bei der Sanierung Fördergeld bekommen. Er stellt die Unterlagen zusammen, die dein Kunde für den Antrag braucht. Den Antrag stellt der Kunde selbst, du machst ihm den Weg leicht.

  • Unterlagen für die KfW-Heizungsförderung
  • Passend zu deinem Angebot
  • Ein starkes Argument, warum Kunden dich beauftragen
KfW 458
Heizungsförderung für PrivatpersonenUnterlagen vorbereitet für Familie Kuhn
MaßnahmeWärmepumpe statt alter Gasheizung
Förderfähige Kosten28.400 €
Fördersatz30 % Grundförderung + 20 % Tempo-Bonus
Möglicher Zuschuss14.200 €
  • Angebot mit förderfähigen Kosten
  • Bestätigung zum Antrag (BzA)
  • Fotos der alten Anlage
  • Anleitung für den Kunden, Schritt für Schritt
Beispieldaten
09

Übersetzen

Schreibt dir ein Kunde oder ein Mitarbeiter in einer anderen Sprache, übersetzt er die Nachricht ins Deutsche. Deine Antwort schickt er in der Sprache des anderen zurück.

  • Polnisch, Türkisch, Rumänisch, Englisch und viele mehr
  • Du liest und schreibst alles auf Deutsch
  • Keine Missverständnisse mehr beim Termin
Posteinganginfo@weber-haustechnik.de
Aus dem Polnischen übersetzt · Original
PN
Piotr NowakMo, 08:12
Wasserhahn in der Küche

Guten Tag, der Wasserhahn in der Küche tropft. Wann können Sie kommen?

Dzień dobry, kran w kuchni cieknie. Kiedy może Pan przyjść?

B
Deine Antwort, auf Polnisch verschicktDu schreibst Deutsch, er bekommt Polnisch

Dzień dobry! Możemy przyjść w czwartek o 10:00. Czy pasuje?

Guten Tag! Wir können Donnerstag um 10 Uhr kommen. Passt das?

Antwort von Herrn Nowak: „Tak, pasuje. Dziękuję!“ · Ja, passt. Danke!
Beispieldaten
10

Eigene Programme

Brauchst du ein kleines Werkzeug für deinen Alltag, baut er es dir. Zum Beispiel einen Materialrechner, eine Checkliste für die Abnahme oder eine Vorlage für dein Aufmaß.

  • Materialrechner, Checklisten, Vorlagen
  • Genau auf deinen Betrieb zugeschnitten
  • Ganz ohne Programmierer
Farbrechner · gebaut von machmal
Du brauchst18 Liter Farbe2 Eimer à 10 Liter, Rest bleibt für Ausbesserungen
Auf die MateriallisteIns Angebot übernehmen
Beispieldaten
+

Und alles andere, was am Rechner geht.

Du erklärst ihm neue Aufgaben einfach wie einem neuen Mitarbeiter, per Sprachnachricht oder im Chat. Er merkt sich, wie du es haben willst, und macht es ab dann selbst.

  • Termine legen und Kunden erinnern
  • Bei offenen Angeboten nachfassen
  • Tagesbericht jeden Abend aufs Handy
  • Dokumente ablegen und wiederfinden
Du · SprachnachrichtFr · 07:40
Kannst du ab jetzt jeden Freitag schauen, welche Rechnungen noch offen sind?
machmal07:40
Mach ich. Ab jetzt bekommst du jeden Freitag um 9 Uhr die Liste mit allen offenen Rechnungen und den passenden Erinnerungen als Entwurf.
Neue Aufgabe gemerkt
Beispieldaten
So einfach geht's

Eine Sprachnachricht reicht.

Aus dem Bulli, von der Baustelle, vom Sofa. Per Telegram oder in der machmal-App.

  1. Du sprichst.Was Sache ist, in deinen Worten.
  2. Er macht.Mit deinen Preisen, in deinem Ton.
  3. Du gibst frei.Du sagst passt, erst dann geht es raus.

Er lernt aus jeder Korrektur.

0:38

„Familie Brandt, Wohnzimmer streichen, Wände und Decke, 62 Quadratmeter, zweimal. Abkleben dazu. Mach mir das Angebot fertig.“

Angebot A-2026-118Familie Brandt
Wände und Decke streichen, 62 m²868,00 €
Abdecken und Abkleben96,00 €
Material Dispersionsfarbe112,40 €
Gesamt1.280,92 €
passtFreigegeben. Jetzt geht es raus.
Beispieldaten
Zeitersparnis, Beispielrechnung
41Stunden im Monat.

In unserer Beispielrechnung. Gut fünf Arbeitstage, die wieder dir gehören.

Büro pro Arbeitstag
Heute2 Std. 18 Min.
Mit machmal24 Min.

Beispielrechnung, keine Messung. Wie viel machmal übernimmt, hängt von deinen Abläufen ab.

Rechne mit deinen Zahlen.

Zeit, die du zurückbekommst41 Std.im Monat
Das sind5,1 Arbeitstageà 8 Stunden
Arbeit, die du wieder abrechnen kannst2.655 €bei deinem Stundensatz
7 Tage kostenlos Probearbeiten

Rechnung mit 4,3 Wochen pro Monat. Mit machmal wie im Beispiel 24 statt 138 Minuten Büro pro Tag. Keine Messung.

Eine Woche mit machmal

So viel erledigt er nebenbei.

Während du auf der Baustelle bist, arbeitet er alles ab. Du gibst nur frei.

0Aufgaben erledigt
0Stunden Büro gespart
0Anfragen verpasst
SoSonntag

Du hast frei. Er nicht.

  • Anfrage von Frau Berg beantwortetAnfragen
  • Foto und Adresse angefragtAnfragen
MoMontag

Losfahren, alles liegt bereit.

  • Materialliste für Großhandel RichterMaterial
  • Polnische Kundennachricht übersetztÜbersetzenDzień dobry, kiedy może Pan przyjść?Guten Tag, wann können Sie kommen?
  • Angebot Familie Brandt aus deiner SprachnachrichtAngeboteAngebot A-2026-1181.280,92 €
  • Angebot freigegeben und rausAngebote
  • Bautagebuch Lindenweg mit 3 FotosBautagebuch
DiDienstag

Du arbeitest, er räumt auf.

  • Termin Frau Berg bestätigt, Erinnerung geplantTermine
  • Beleg Großhandel Richter gebuchtBelege348,20 € · Material · gebucht
  • Post aus Baustellenfotos entworfenMarketingHeute im Lindenweg: neue Heizkörper montiert. #handwerk
  • Tagesbericht aufs HandyBericht
MiMittwoch

Eine Sprachnachricht, drei Aufgaben.

  • Beim offenen Angebot Kirchweg nachgefasstNachfassen
  • Förderunterlagen Familie Kuhn vorbereitetFörderung
  • Wartung Herr Kuhn vorgeschlagenWartung
DoDonnerstag

Oben auf dem Dach, unten läuft das Büro.

  • Stellenanzeige Geselle SHK entworfenMarketing
  • Rechnung Familie Brandt geschriebenRechnungen
  • Google-Bewertung bei Familie Brandt angefragtBewertungen★★★★★
FrFreitag

Übergabe beim Kunden. Rechnung ist schon da.

  • Zahlungserinnerung Rechnung 2026-0411 vorbereitetRechnungen
  • Ordner September für den SteuerberaterBelege
  • Wochenbericht: 20 Aufgaben erledigtBericht

Beispieldaten und Beispielrechnung. Welche Aufgaben er übernimmt, entscheidest du.

Ohne Techniker

An einem Nachmittag eingerichtet.

Kein neues Programm. Dein Mitarbeiter lernt deine.

  1. 1Verbinden

    Deine Programme, per Klick.

  2. 2Kennenlernen

    Er lernt deine Kunden, Preise und deinen Ton.

  3. 3Loslegen

    Per Sprachnachricht in Telegram.

Er arbeitet vor. Du entscheidest.

Du gibst frei

Nichts geht ohne dein passt raus.

Server in Deutschland

Auftragsverarbeitung nach DSGVO inklusive.

Jede Verbindung widerrufbar

Per Klick verbunden, per Klick getrennt.

Alles im Protokoll

Du siehst jederzeit, was er getan hat.

Für dein Gewerk.

Elektriker arbeitet im Sicherungskasten
Elektro
Installateur montiert Kupferrohre
Sanitär, Heizung, Klima
Tischler zeichnet auf Holz an
Tischlerei
Maler verputzt eine Decke
Maler und Stuckateur
Dachdecker auf einem Ziegeldach
Dach und Fassade
Zwei Handwerker über Plänen
Bau und Ausbau
Kostenlos probearbeiten

7 Tage probearbeiten. Kostenlos.

Kein Abo, keine Zahlungsdaten. Du schaust ihm eine Woche bei der Arbeit zu und entscheidest danach.

Das bekommst du in den 7 Tagen
  • Deinen eigenen Mitarbeiter für alles, was am Rechner geht
  • Per Telegram und in der machmal-App
  • Verbunden mit deinen Programmen
  • Einrichtung Schritt für Schritt, an einem Nachmittag
  • Du gibst frei, was rausgeht
Endet von selbst. Nach 7 Tagen läuft nichts automatisch weiter. Kein Abo, keine Kündigung nötig.
Kostenlos starten7 Tage · ohne Zahlungsdaten · Konto in zwei Minuten

Schon ein Konto? Anmelden

Fragen aus der Werkstatt

Was Meister vorher wissen wollen.

Was, wenn er Fehler macht?

Er bereitet vor, du gibst frei. Kein Angebot, keine Mail, keine Rechnung geht ohne dein passt raus. Verbindlich wird nur, was du freigibst. Jeder Schritt steht im Protokoll.

Sind meine Daten sicher?

Server in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO, Zugangsdaten verschlüsselt. Jede Verbindung gibst du einzeln frei und trennst sie mit einem Klick.

Ich kann keine Technik.

Musst du nicht. Programme verbindest du per Klick, den Rest erklärst du ihm wie einem neuen Mitarbeiter. Der Einrichtungsassistent führt dich durch.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Einen Nachmittag. Programme verbinden, ein paar Regeln erklären, am Abend die ersten Nachrichten.

Was kostet das?

99 € im Monat, keine Einrichtungsgebühr, keine Laufzeit. Die ersten 7 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten.

Bin ich gebunden?

Nein. Monatlich kündbar, zum Monatsende. Deine Dokumente lädst du jederzeit herunter und nimmst sie mit.

Geht er ans Telefon?

Noch nicht. Im Moment arbeitet er schriftlich: E-Mail und dein Kontaktformular. Unser Team arbeitet aber schon daran, dass er in Zukunft auch Anrufe annehmen kann. Bis dahin bleiben Anrufe bei dir oder deiner Mailbox, und mit dir schreibt er in der machmal-App oder per Telegram, in Sekunden, auch wenn du auf dem Dach stehst.

Ersetzt er meine Leute?

Nein. Er nimmt die Büroarbeit, die keiner machen will. Dein Team hat den Kopf frei für Kunden.

Sag was. Wird gemacht.

Stell deinen Mitarbeiter ein, bevor das nächste Angebot am Küchentisch entsteht.

7 Tage kostenlos Probearbeiten

Ohne Zahlungsdaten · Eingerichtet an einem Nachmittag